オフィス移転の流れとスケジュールは？移転費用や節約方法も公開
目次
オフィス移転には、移転先の選定からレイアウト設計、工事日程の調整、家具の購入、従業員への周知など、取り組むべきことが数多くあります。
引越し当日までに必要な準備を整えてトラブルなく移転を終えるには、大まかなスケジュールを把握したうえで逆算しながら考えることが大切です。
今回は、オフィス移転の流れとスケジュールをわかりやすく解説します。気になる移転費用や節約方法も公開していますので、ぜひご覧ください。
オフィス移転にかかる期間は半年～1年が目安で、オフィスの規模や従業員数などによって大きく変わります。まずは、オフィス移転の大まかなスケジュールを見ていきましょう。
1.＜1年～9カ月前＞移転計画を作成し社内決定
まずは、社内でオフィス移転のプロジェクトチームを立ち上げます。プロジェクトチームは総務部が主体となり、各部門から代表者を選出して結成されるケースが多いでしょう。オフィス移転の目標や予算、スケジュールなどを盛り込んだ移転計画を作成し、社内で承認を得ます。現オフィスの解約は6カ月前に通知する契約になっていることが多いため、それに間に合うよう進めます。
2.＜5～8カ月前＞移転先の比較検討、契約
社内承認が下りたら物件探しに移ります。移転先を探す際は、オフィス物件の仲介実績が豊富な不動産会社に依頼しましょう。不動産会社によって得意なエリアや物件のタイプが異なるため、希望のエリアや物件が決まっている場合は、そのエリアで仲介実績が豊富なところを選ぶとよいでしょう。
賃料や面積、立地などの希望条件を伝えると、不動産会社からいくつか候補の物件を紹介してもらえます。周辺環境やセキュリティなど、複数の条件を考慮したうえで比較検討することが大切です。
3.＜4～7カ月前＞工事委託先の決定とレイアウト打ち合わせ
- 内装工事、設備インフラ工事、移転作業の委託先を決定
- レイアウト案の作成、工事業者との打ち合わせ
移転先の物件が決まったら、内装・インフラ工事・移転作業の委託先を決めます。オフィス工事に詳しい委託先を複数検討し、見積もりの内容をよく確認しましょう。実際の施工事例を見たい場合は、直接問い合わせると資料をもらえることがあります。
4.＜3～6カ月前＞現オフィスの解約予約
現オフィスの解約は６カ月前に通知する契約になっているのが一般的ですが、契約によって異なります。オフィスの賃貸契約条件を確認し、期限に間に合うよう解約予約を行いましょう。入居から6カ月以内に解約すると解約料がかかるケースもあります。
5.＜3カ月前＞オフィス家具や引越し業者の選定
- オフィス家具の選定と発注
- 引越し業者の選定
- 移転先の電気・空調・内装工事の開始
オフィス家具の選定と発注は、移転の3カ月前を目安に実施しましょう。同時に、現在のオフィスにある家具や備品のチェックも行います。
引越し先に持っていく荷物が増えるとコストがかかるため、家具以外の不用品も可能な限り処分します。オフィス移転は、溜まっている書類をスキャンしてデジタル化するにもよいタイミングです。
移転まで3カ月を切ったら、引越し業者の選定も行います。1月～3月、9月～12月はオフィス移転が増える時期なので、その時期に移転を検討している場合は余裕を持って引越し業者の選定を開始するのがおすすめです。
また、移転先の電気・空調・内装工事が始まるのも、このタイミングです。インターネットの環境整備も忘れずに行いましょう。
6.＜2カ月前＞社内告知～引越し準備
この段階まで来ると、いよいよオフィス移転も大詰めです。社内に向けて引越しのタイムスケジュールと移転マニュアルを作成しましょう。荷物梱包や搬入のルール、期日を決めます。各部署のプロジェクトメンバーは、部署内の準備が滞りなく進んでいることを確認する役割も担います。
7.＜1カ月前～移転当日＞オフィスの移転・原状回復工事
オフィス移転の1カ月前には物品の搬入が始まります。また、新しく建物を使用することになった場合は、移転の7日前までに、「防火対象物使用開始届出書」を消防署に届け出る必要があります。届出先は、防火対象物を管轄する消防署です。
オフィス移転当日は、荷物の搬入・搬出をスムーズに行うため、新旧それぞれのオフィスにプロジェクトメンバーが立ち会います。引越し時に壁や床を保護する目的で養生が行われますが、大きな傷などは移転前に撮影しておき、引越し後に自分たちがつけたものではない傷を見つけた場合は速やかに引越し業者へ連絡しましょう。引越しが完了したら届いた荷物の点数を確認し、同時に破損などがないかどうかチェックします。
現オフィスから荷物の搬出が完了したら、原状回復工事に移ります。工事期間の目安は約1カ月です。オフィスの退去にあたり、壁や天井、床などの内装を入居時の状態に戻して返却するのが原状回復工事の目的です。必要な修繕を行い、オフィスの解約日までに引き渡しを行いましょう。引き渡しが遅れると違約金がかかることがあるため、工事の進捗を担当の業者に報告してもらうよう依頼しておきます。
8.＜移転完了前後＞取引先への連絡、各種届出
移転完了前後に、取引先など関係各所へ引越しの告知を行います。主な告知の手段は次のとおりです。挨拶状には日頃の感謝を伝える意味もあるため、取引先への告知は挨拶状が基本です。
- 挨拶状を出す
- メールを送る
- FAXを送る
- ホームページで告知する
また、各種届出も期限までに対応しましょう。
| 期限 | 機関名 | 書類の内容 |
| 移転7日前まで | 消防署 | 防火対象物使用開始届出書（従業員が50名以上の事務所は防火・防災管理者選任届出書も） |
| 5日 | 社会保険事務所 | 適用事業所所在地変更届 |
| 10日 | 労働基準監督署 | 名称・所在地変更届 |
| 10日 | 公共職業安定所 | 事業所各種変更届 |
| 10日 | 都道府県税事務所 | 旧税務事務所へ異動届出書を提出（納税地が変更の場合のみ） |
| 2週間 | 法務局 | 移転登記の申請 |
| 1カ月 | 税務署 | 異動届出書、給与支払事業所等移転届出書 |
| できるだけ早期に | 郵便局・銀行・クレジットカード | 転居届・住所変更届 |
オフィス移転のチェックリスト
オフィス移転はやるべきことが多いので、チェックリストを用いて漏れがないように進めましょう。
オフィス移転を成功させるポイント
ここでは、オフィス移転を成功させるポイントを解説します。
目的を明確にする
オフィス移転の理由は、従業員の増加や設備の老朽化など、企業によってさまざまです。準備を進めていくうちに本来の目的から逸れないよう、課題解決の視点を持って新しいオフィスを選ぶことが重要です。
部署や個人単位で行うことをマニュアルにする
オフィス移転の成功には部署や個人の協力が不可欠です。こまめに情報を共有して、部署や個人単位で行うことと時期を明確にしましょう。各部署のプロジェクトメンバーは、率先して部署内のスケジュール調整を行います。
荷物は可能な限り減らす
引越し荷物が多いと、その分だけ費用がかかります。溜まっている書類などはスキャンして破棄するなどの工夫も必要です。できることから早めに着手しましょう。
必要に応じて専門家のサポートを受ける
オフィス移転の準備から引越しまでのプロセスは通常業務と平行して行われるため、プロジェクトメンバーに大きな負荷がかかります。スムーズに移転を進めるには、専門家にアドバイスをもらうのもひとつの手段です。オフィス移転に精通した専門家にコンサルティングを依頼すれば、業務に適したオフィスの提案だけでなく、トラブルの解決やアフターサポートまで親身になって対応してくれるでしょう。
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オフィス移転にかかる費用
オフィス移転にかかる費用には、引越し費用や新オフィスの内装工事費、原状回復工事費のほかに諸費用があります。また、廃棄物の処理費用、移転に関する広告費など、必要に応じてかかる費用もあるため、相場を把握したうえで全体の予算を決め、委託先を検討することが大切です。
こちらの記事では、オフィスの面積と従業員数に応じた移転費用シミュレーションを公開しています。オフィス移転にかかる費用を節約する方法も公開していますので、ぜひご覧ください。
>オフィス移転費用はどのくらい？節約方法や注意点を一挙公開！
オフィス移転を検討する際に、同じ賃料を払うなら「購入」という選択肢もあります。融資の返済が完了するとオフィスが会社の資産として残るだけでなく、購入費用を減価償却できるので会計面で有効です。長期的な目線で節約につながるオフィス購入を、ぜひ選択肢に入れてみてください。
オフィス移転の際には購入も検討しよう
オフィス移転は、これまでの職場環境や経営体制を見直す絶好の機会です。オフィス環境だけでなくキャッシュフローも見直し、強い会社を再構築するためのプランを立てましょう。
オフィスの購入は、賃貸の場合はキャッシュアウトしていくだけの賃料を「自社オフィス」という資産に変えられることが大きなメリットといえます。とはいえ、自社オフィスが資産として価値を持つかどうかは、立地やオフィス環境に左右されるのも現状です。
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