個人情報保護方針

株式会社ボルテックスは、事業上、個人情報等を取得・利用いたします。
そして、これら個人情報等の適切・適正な取扱いについては、法律以前に、私ども事業者の社会的責務であるものと認識しております。
つきましては、以下、個人情報保護方針を定め、法令等を遵守することはもとより、個人情報保護の社会的な要請に応えてまいります。

一 基本方針

株式会社ボルテックス(以下「弊社」といいます。)は、個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」といいます。)その他関係法令、個人情報保護委員会の定めるガイドライン等及び本個人情報保護方針(以下「本方針」といいます。)の遵守並びに社会秩序を尊重し、個人情報を適法かつ適正に取り扱います。

二 個人情報の利用目的

(1) 弊社は、個人情報について、以下の利用目的の範囲内又はその取得状況から明らかである利用目的の範囲内で利用し、ご本人の同意がある場合又は法令で認められている場合を除き、他の目的で利用しません。

(2) 弊社の個人情報の利用目的は、以下のとおりです。
① 弊社事業及び弊社関連会社の各事業(※1)に関する顧客動向分析並びに商品開発等の調査分析
② 弊社事業及び弊社関連会社の各事業(※1)の推進に伴う各種案内(※2)
③ 弊社事業及び弊社関連会社の各事業(※1)に関する商品、サービス、セミナー等の情報のお知らせ、その他営業活動(※2)
④ 弊社事業及び弊社関連会社の各事業(※1)における商品の発送及びこれらに関連する業務、キャンペーンの実施
⑤ 弊社事業及び弊社関連会社、弊社提携先の各事業(※1)に関する申込・契約等における各種案内(※2)、ご本人確認、信用調査その他調査確認、取引にかかる諸連絡
⑥ 弊社事業及び弊社関連会社、弊社提携先の各事業(※1)に関する当事者を含む利害関係者の 調査確認
⑦ 弊社事業及び弊社関連会社、弊社提携先の各事業(※1)に関する顧客満足度等のアンケート調査の案内(※2)、アフターサービス、サポート
⑧ 弊社の広報活動
⑨ 弊社への来訪者の確認及びその者への対応
⑩ 電話又は商談の対応の品質向上、トラブル防止
⑪ お客様からのお問合せ、ご相談への対応
⑫ 代金の請求、返金、支払等及び関連する事務処理
⑬ 弊社の経営管理、義務の履行、権利の行使
⑭ 弊社の業務への従業者(役員、従業員、派遣社員、出向者等)の採用
⑮ 弊社と取引がある下記保険会社の商品及びこれらに付帯・関連するサービスの提供・提案、その他保険会社の業務の遂行に必要な事務処理
【委託保険会社】
・AIG損害保険株式会社(https://www.aig.co.jp/sonpo)
・損保ジャパン日本興亜株式会社(https://www.sjnk.co.jp/)
上記の各保険会社の個人情報保護方針については、各保険会社にてご確認下さい。

尚、個人情報の利用につき、上記①乃至⑭の利用目的と異なる利用目的がご本人に通知されている場合は、その利用目的が上記①乃至⑭の利用目的に優先します。

三 Cookie情報の取得等について

(1) Cookie情報の取得
弊社は、お客様が弊社WEBサイトや弊社からの電子メールをご覧になった場合には、お客様がご使用になられておりますパソコン等端末のCookie情報を、弊社自ら又は業務委託先を通じて取得し、これを弊社WEBサイトご利用時の利便性の向上、弊社WEBサイトの利用状況に関する分析、広告掲載等に利用させていただく場合があります。 尚、Cookieとは、お客様がWEBサイトを訪れた際にお客様のパソコン等の端末内に記録されるテキストファイルのことであり、これにより、コンピューターを識別することができます。そして、この際に取得する情報は、WEBサイトの閲覧に関するものに限定され、お客様のお名前や電話番号等の個人情報は含まれず、お客様を特定したり、個人情報を識別することはありません。
一方で、Cookie自体を、お客様のブラウザの設定により、機能無効へとすることもできますが、この場合は弊社からのサービスが一部受けられなくなることがありますので、ご了承下さい。
又、この他、お客様がご利用されたサービスやご覧になられた広告の履歴、サイト内での操作履歴、IPアドレス、位置情報、端末固有の識別情報等、それらを蓄積することでお客様の興味・嗜好の分析に供することのできる、サイト閲覧行動履歴等の情報を取得し、広告サービスによる広告配信のために利用させていただくこともございます。こちらも、それ単体では、お客様個人を特定できる情報ではありませんが、他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別できるものについては、個人情報として取り扱わせていただきます。ただし、弊社は、サイト閲覧行動履歴等の情報について、個人情報と積極的に照合を行うことはいたしません。

(2) 弊社は、Cookie等の技術を利用して、サイト内でのお客様の閲覧ページ、閲覧日時、URL、操作履歴、ブラウザの種類、言語、IPアドレス、位置情報、端末固有の識別情報等のサイト閲覧行動履歴等の情報を取得し、そして、この取得した情報は、第三者に提供することができるものとします。
又、契約企業様より業務を受託し、当該業務に必要な範囲内でサイト閲覧行動履歴等の情報の分析・解析を行い、契約企業様に対して分析結果を提供する場合があります。契約企業は、当該契約企業が運営するサイトを閲覧するお客様に対してより興味・関心のあるパーソナライズされたコンテンツや広告を提供する目的で当該分析結果を利用します。

(3) その他、Cookie情報等サイト閲覧行動履歴等の情報について、前2項と競合しない部分については、本方針の他規定を準用します。

四 個人データの委託

弊社は、業務を円滑に進めお客様により良いサービスを提供するため、個人データの取扱いを協力会社に委託する場合があります。ただし、委託する個人データは、委託する業務を遂行するのに必要最小限の情報に限定します。

五 個人データの共同利用

上記二に掲げる利用目的達成のために、下記の弊社関連会社との間で個人データを共同利用します。
(1) 共同利用者の範囲
共同利用の範囲は、弊社及び以下の各社です。
① 株式会社VRアセット
② Vortex North America, Inc.
③ Vortex Risk Management Insurance, Inc.
④ 宝而德(上海) 房地産咨询有限公司
⑤ 株式会社ボルテックス投資顧問
⑥ Vortex Hawaii, LLC
⑦ 株式会社ボルテックスデジタル

(2) 共同して利用する個人データの項目
氏名、年齢、生年月日、住所、電話番号(携帯電話番号を含みます。)、FAX番号、性別、メールアドレス、契約情報、不動産購入履歴、不動産購入目的、保有不動産、会社名、役職名、勤務先住所、勤務先電話番号、職業、年収、家族構成、職歴、学歴、与信判断やリスク管理に関する情報、交渉の記録、お問い合わせ内容、ご依頼内容等、その他一切の利用目的達成に必要な範囲の項目

(3) 個人データの管理について責任を有する者
株式会社ボルテックス

六 個人情報の安全管理措置

(1) データ内容の正確性の確保
弊社は、個人データにつき、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ  最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは当該個人データを消去するよう努めます。

(2) 安全管理措置
弊社は、保有する個人情報につき、慎重に管理・取り扱いし、個人情報の漏洩、不正アクセス、滅失又は毀損、紛失、改竄の防止その他安全管理のために、必要かつ適切な措置を講じます。

(3) 従業者の監督
弊社は、個人データを従業者に取り扱わせるに当たっては、個人情報の適正な取扱いを周知徹底するとともに適正な教育を行い、必要かつ適切な監督を行います。

(4) 個人情報の取扱いの委託とその監督
弊社は、保有する個人情報について、その取扱いを外部に委託する場合があります。その際には、個人情報の保護に十分な措置を講じている業者または団体を選定し、委託先に対し、必要かつ適切な監督を行います。

七 保有個人情報に関する受付

お客様又はお客様の代理人様からの、保有個人データの利用目的の通知、保有個人データの訂正、追加、削除のお求めの場合、弊社所定の請求書をご記入いただき、請求書記載の書類とあわせ、下記八に記載の弊社お問い合わせ窓口までご送付いただきます。 お客様からご提供いただきました個人情報は、お客様からのお求めに対応する目的で使用し、厳重に保管いたします。請求書及び添付書類につきましては、返送はいたしませんのでご了承下さい。
尚、開示・利用目的の通知の求めの場合については、1回の申請ごとに、金1,000円(弊社からの返信のための書留郵便費を含みます。) を申し受けます。申請時には、1,000円分の定額小為替を申請書類に同封して下さい。又、手数料が不足していた場合及び手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡しますが、所定の期間内にお支払いがない場合には、開示・利用目的の通知の求めがなかったものとして対応させていただきます。

八 個人情報についてのお問合せ等窓口及び苦情処理の窓口

本方針及び弊社の個人情報の取扱いに関するご意見、ご質問等は、こちらまでご連絡下さい。

【お問い合わせ窓口】
株式会社ボルテックス 管理統括部 管理部 総務課
〒102-0071 東京都千代田区富士見2-10-2 飯田橋グラン・ブルーム22F
TEL:03-6893-5660  FAX:03-6893-5611
電話受付時間:午前10時~午後5時(ただし土・日・祝日及び弊社休業日を除きます。)
電子メール:soumu【at】vortex-net.com   ※【at】を@に置き換えて下さい。

九 本方針の改定について

弊社は、本方針の内容を、法令等の要請や個人情報保護の一層の改善のため、必要に応じて変更することがあります。その場合、改定版の公表の日から変更後の個人情報保護方針が適用されることになります。

※1 弊社事業及び弊社関連会社の各事業とは、1)不動産の開発・販売、賃貸・運営管理、仲介・コンサルティング、2)建築工事・リフォーム工事の請負、3)第二種金融商品取引業にかかる信託受益権売買、不動産特定共同事業にかかる不動産小口化・不動産証券化商品の開発・販売、仲介・コンサルティング、4)損害保険の代理業務、5)その他、弊社及び弊社関連会社の事業目的の範囲に属する各事業をいいます。

※2 営業活動、各種案内は、訪問、はがき・ダイレクトメール等の送付、電話、電子メールの送信等の方法で行います。

※ 弊社が不動産取引の仲介等を依頼された場合、当該取引の相手方を探すために、関連する不動産情報等を見込み顧客や他の宅地建物取引業者や指定流通機構に提供する場合があります。指定流通機構についての詳細は、東日本不動産流通機構のホームページ(http://www.reins.or.jp/)等を参照して下さい。

※ 弊社のウェブサイトからリンクされている他社のウェブサイトにおける個人情報の取扱いの基準や内容については、弊社は責任を負うものではありません。

平成30年11月1日改定