オフィス移転コンサルを依頼するメリット｜選ぶ際のポイントも解説
目次
オフィス移転は、現状のオフィスの課題を洗い出すことから始まります。
その後、条件に合った物件を探し、退去の数カ月前に既存のオフィスの貸主に告知を行い、原状回復工事を行うなど、実施することが数多くあります。法務局や税務署への届け出も行わなければなりません。
そのようなときに頼りになるのが、オフィス移転を専門とするコンサルタントの存在です。
本記事では、オフィス移転のコンサルについて、依頼できる内容やメリット、コンサルを選ぶ際のポイント・注意点をわかりやすく解説します。オフィス移転を控えている人は、ぜひ参考にしてください。
オフィス移転コンサルがしてくれること
「オフィス移転コンサル」という言葉には、あまりなじみがない人もいるかもしれません。まずは、オフィス移転コンサルに依頼すると、どのような対応をしてくれるのかを見ていきましょう。
業務に適したオフィスを提案してくれる
オフィス移転は、現状のオフィスに何らかの不都合や不満があって実施されることが多いです。しかし、現状のオフィスをベースに自分たちだけでオフィスを選ぼうとすると、これまでと似たようなオフィスを選んでしまう可能性があります。
事業内容や規模によって、それぞれの企業に適したオフィスは異なり、要件もさまざまです。
例えば、来客が多い企業なら、好立地・好アクセスのオフィスが候補になるでしょう。また、スタートアップなら、なるべく家賃を抑えながら、スタートアップの入居実績があるオフィスを探すことが大切です。
オフィス移転コンサルに依頼すれば、要件定義の段階から相談できるので、自社に最適なオフィスを選べる可能性が高まります。
オフィス移転におけるトラブルを解決してくれる
オフィス移転には、次のようなトラブルが起きる可能性があります。
- レイアウトの検討が不十分で移転前よりも使い勝手が悪くなってしまった
- ネットやプリンターなどの配線が思うようにいかなかった
- 移転先で電気容量がオーバーして頻繁にブレーカーが落ちる
また、入居前にオーナーが変わってしまい、ビル保険や保証金・敷金のトラブルに発展するケースも考えられます。これらのトラブルの根本的な原因はノウハウ不足であり、オフィス移転でチェックが必要な項目には、専門的な内容も数多く含まれます。
オフィス移転のサポートを専門とするコンサルなら、起こり得るトラブルを事前に予測し、必要な対策を考えることが可能です。また、移転前はもちろん、移転後のトラブルを解決してくれる場合もあるので頼もしい存在といえるでしょう。
ただし、コンサル業務の範囲にもよるので、契約前にしっかりと確認することが大切です。
オフィス移転コンサルを依頼するメリット
ここでは、オフィス移転コンサルを依頼するメリットを見ていきましょう。
オフィス移転にかかる労力を削減できる
オフィス移転には、次のように、さまざまな手続きや作業が必要です。
- 現状の問題点の洗い出し
- 移転先オフィスの要件定義
- 物件探し
- レイアウト設計
- オフィス家具などの備品発注
- 引っ越し業者の手配
- 既存のオフィスの解約予約
- 各種届出
- 引っ越し
- 原状回復工事
オフィス移転の際は、社内で専門のチームを立ち上げ、民法・消防法・条例などの専門知識を持った人物にも参加してもらう必要があります。
自社で設計事務所や引っ越し業者、法の専門家を探して個別対応することもできますが、通常業務をこなしながらの対応は、相当な負荷が予想されます。オフィス移転コンサルに窓口を一本化することで、複数業者に連絡する手間が省け、労力が削減できるのは大きなメリットです。
無駄なコストを削減できる
オフィス移転コンサルを依頼すると、当然、まとまった費用が発生します。しかし、各種業者の手配から専門家への依頼までを自社で行うことを考えると、オフィス移転コンサルに依頼した方が、結果的に費用を抑えられる可能性があります。
また、退去前の原状回復で余分な費用がかかったり、ノウハウ不足による作業のやり直しや、不用なものの購入によって、無駄なコストが増えたりしてしまうこともあるでしょう。移転先の契約が自社に不利なものであった場合に、費用がかかることも考えられます。
やり直しが困難なオフィス移転は、専門家の意見を聞きながら慎重に進めることが大切です。
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計画通りのスムーズな移転ができる
自社で移転の予定を立てていても、予想外の事案があると計画通りに進まない可能性があります。引っ越し日や退去日が遅れると、違約金の支払いが必要となるケースもあるので注意しましょう。
オフィス移転の専門家であるコンサルタントに依頼すると、スケジュールに沿って進められるのもメリットのひとつです。移転計画書（スケジュール表）を作成し、各種手続きも漏れがないよう進められるので安心です。違約金の支払いリスクを低減する効果も期待できます。
>オフィス移転の流れとスケジュールは？移転費用や節約方法も公開
オフィス移転コンサルを選ぶ際のポイント・注意点
ここでは、オフィス移転コンサルを選ぶ際のポイント・注意点を解説します。
コンサルタントの得意分野であるか
オフィス移転コンサルは、次のような企業が行っています。
- オフィス移転を専門とする独立系のコンサル会社
- 不動産会社
- デザイン事務所
- オフィス家具メーカー
- 建設会社
- 内装メーカー
- 運送会社
- IT系の企業
自社が重視するポイントを得意とするコンサルに依頼すると、意図が伝わりやすく、スムーズに進めやすくなる可能性があります。
ただし、上のように専門分野を明確に分けられない企業もあります。選ぶ基準のひとつとしては、これまでに自社と似たような規模感のオフィス移転に携わった経験があるか否かがポイントです。オフィス移転の期間や費用感をまとめた事例なども、事前に見せてもらいましょう。
法令や条例への知識があるか
オフィスには、設置が義務付けられている消防設備や照明設備などがあります。オフィスの用途や収容人数によって必要な設備が異なるため、法令や条例に関する専門家の助言が欠かせません。
例えば、職場の明るさ（照度）や休憩室の設備から、救急用具の内容に至るまで、労働衛生基準が細かく定められています。また、各自治体が条例として規定している場合もあります。
自社の衛生管理者や消防設備士などが対応できればよいのですが、オフィス移転に慣れているケースは少なく、現実的には難しいでしょう。移転後にトラブルが起きないよう、専門知識があるコンサルへの依頼が望ましいです。
コンサル業務範囲が明確であるか
コンサル契約に含まれる業務範囲は、依頼先によって異なります。契約前に、業務範囲が明示されているかどうかを確認しましょう。
場合によっては、移転後のトラブルには対応してくれず、追加費用を請求されるなどのトラブルにつながる可能性もあります。
契約書に業務範囲が明記されていない依頼先は、信用できない可能性もあるので十分に注意しましょう。コンサルを選ぶ際は時間に余裕を持って依頼先を検討し、見積もりの金額だけでなく、オフィス移転の実績も考慮して探すことが大切です。
オフィス移転をする際はコンサルティングを活用しよう
オフィス移転は、コンサルを有効活用することで手間や費用を省くことができ、計画通りの移転が期待できます。また、必要に応じて、各種専門家の紹介を行ってくれるところもあるでしょう。オフィス移転を考え始めたら、なるべく早い段階でコンサルへ相談することがおすすめです。
また、オフィスは賃貸以外にも購入するという選択肢があります。賃貸の場合は、家賃がキャッシュアウトしていくだけですが、購入なら、ローンの完済後はオフィスが自社の資産として残ります。
こちらのページで、オフィス購入のモデルケースや、実際にオフィスを購入したお客様の声をご紹介していますので、ぜひご覧ください。
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