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外部からの通報受付窓口

当社では、当社の業務に関し、コンプライアンス違反行為、就業規則等社内規定に違反する行為、その他不適切な行為等があった場合、当社が速やかにその事実を認識し、適正な是正措置を講ずることができるように、役職員からの内部通報窓口およびお取引先等からの外部通報窓口を設置しています。

通報窓口の設置について

1.内部からの通報窓口の設置

内部からの通報窓口は、通報規程により設置されています。
窓口は、内部窓口(社内)とともに外部窓口(社外弁護士)があり、当社や当社の関連会社の役職員からの通報を受けます。
通報内容は、法令違反行為、就業規則等社内規程に違反する行為、その他反倫理的行為を含む不適切な行為、又はそれらと疑われる行為(以下、「不正行為等」という)など、広範囲に及びます。

2.外部からの通報窓口の設置

当社では、コンプライアンス推進の一環として、お取引先等からの通報窓口を設置しています。
当社役職員による不正行為等にお気付きになった場合、下記の窓口よりお知らせください。

①通報いただける方

当社とお取引関係のある法人・企業・団体等にお勤めの方
当社とお取引関係のある個人事業主または個人の方および、退職者

②通報いただける内容

当社役職員の不正行為等に該当する内容

下記を記載の上、郵送またはメールにてご通報ください。*は必須項目です。

  • 通報内容の詳細(具体的にご記入ください)*
  • お勤め先名、部署、役職
  • 名前(漢字)、名前(フリガナ)*
  • 住所
  • 電話番号、FAX番号、携帯番号
  • メールアドレス*

(ご参考)公益通報者保護法のガイドラインに準拠する内容

(https://www.caa.go.jp/policies/policy/consumer_system/whisleblower_protection_system/overview/pdf/overview_190628_0001.pdf)

③通報方法

<内部窓口>(当社窓口)
電子メール:tsuho@vortex-net.com(外部通報専用メールアドレス)
郵便:〒102-0071
東京都千代田区富士見2-10-2 飯田橋グランブルーム23F
株式会社ボルテックス 外部通報窓口担当(法務課)

<外部窓口>(外部法律事務所)
電子メール :vortex-hotline@aioros.ocn.ne.jp
郵便:〒100-6024
東京都千代田区霞が関3丁目2番5号 霞が関ビルディング24階
中島経営法律事務所
電話番号:03-6206-1130(フリーダイヤル:0120-205-130)

必ず下記URLから、「個人情報保護方針」の内容を お読みのうえ、上記アドレスまで通報ください。

https://www.vortex-net.com/policy/privacypolicy/

④通報受付後の対応

通報受付後の対応イメージ 通報受付後の対応イメージ

⑤通報に関する留意事項

  • 当社が本制度の通報と判断して同通報を受け付けた場合には、通報者に対しメールまたは郵送にて通報を受領した旨をご連絡いたします。
  • 通報者のご本人確認および事実確認のため、通報者のご了解をいただいたうえで、必要に応じて通報者が所属する法人・企業・団体等にご連絡させていただくことがございます。
  • 匿名での通報も受け付けますが、十分な事実確認・調査を行うことができず、また是正措置等の結果をご報告できないことがあります。可能な限り氏名・連絡先を明らかにして通報いただきますようお願いいたします。
  • 通報者に関する情報や通報内容は、当社の規程に則り厳正に管理し、通報内容の事実確認・調査および是正措置等の実施以外の用途で、通報者の同意を得ずに他に開示することはありません(法令等により開示を求められる場合を除きます)。
  • 通報が悪意に基づく誹謗・中傷に該当するものであった場合を除き、当社が通報を受けた事実をもって、通報者本人および通報者が所属する法人・企業・団体等に対して不利益な取扱いをすることはありません。
  • 個人的なトラブルによるもの、誹謗・中傷に該当するもの、具体的根拠に乏しいものは、本制度の通報対象から除きます。これらの場合は、当社として対応を行わず、またご連絡いたしかねることもございます。その他の場合であっても、当社の判断によりご連絡をしないことがございますので、予めご了承ください。